KEPANITIAAN
Minggu, 25 Juli 10 - oleh : immasjid

Sesungguhnya Allah menyukai orang-orang yang berperang di jalan-Nya dalam barisan yang teratur seakan-akan mereka seperti suatu bangunan yang tersusun kokoh.

(QS 61:4, Ash Shaff)

Untuk merealisasikan Program organisasi Islam Pengurus kadang perlu membentuk Panitia. Panitia adalah suatu kelompok gugus tugas yang dibentuk guna menyelenggarakan suatu kegiatan tertentu. Pada prinsipnya kegiatan tersebut masih menjadi tanggungjawab Pengurus, tetapi tanggungjawab tersebut telah didelegasikan kepada Panitia.


MANFAAT

Dengan membentuk suatu kepanitiaan dalam aktivitas organisasi Islam, insya Allah, akan diperoleh beberapa manfaat, antara lain:

a.Mengurangi beban aktivitas yang harus dilaksanakan secara langsung oleh Pengurus.

b.Memberi kesempatan kepada anggota dan simpatisan dalam aktivitas kepemimpinan maupun keorganisasian secara langsung.

c.Memberi kesempatan kepada anggota dan simpatisan untuk berpartisipasi dan terlibat secara tidak langsung dalam aktivitas Pengurus.

d.Merupakan salah satu upaya perkaderan untuk mendapatkan kader pemimpin yang berkualitas.


WEWENANG DAN TUGAS

Panitia memiliki wewenang terbatas, yaitu sebatas tugas kepanitiaan yang diserahkan kepadanya. Untuk aktivitas eksternal diperlukan ijin dari Pengurus, dalam hal ini memberikan persetujuannya pada surat-surat eksternal yang dikeluarkan. Panitia berhak mengatur dirinya sendiri dan juga memiliki hak untuk mempergunakan fasilitas organisasi di bawah koordinasi Pengurus.
Secara garis besar, tugas panitia adalah melaksanakan kegiatan-kegiatan kepanitiaan yang meliputi:
a.Merencanakan kegiatan.
b.Mempersiapkan kegiatan.
c.Melaksanakan kegiatan.
d.Melaporkan kegiatan.


SUSUNAN KEPANITIAAN

Susunan Panitia terdiri dari Panitia Pengarah (Steering Committee) dan Panitia Pelaksana (Organizing Committee).


1.Panitia Pengarah

Terdiri dari satu orang Ketua dan satu atau beberapa orang anggota. Dipilih dari Pengurus Bidang yang bersangkutan dan atau jama’ah yang dianggap memiliki pengetahuan atau berpengalaman dalam menangani kegiatan yang akan diselenggarakan.


2.Panitia Pelaksana

Terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Bendahara beserta masing-masing seksi yang diperlukan. Dipilih dari personal pengurus, anggota atau simpatisan yang dapat berpartisipasi dalam kepanitiaan tersebut. Diharapkan personil yang dipilih adalah orang-orang yang amanah, jujur dan ahli di bidangnya.

Berikut ini contoh Panitia Ramadlan Remaja Masjid “Al Kautsar” dengan supervisi Pengurus Remaja Masjid dan Ta’mir Masjid “Al Kautsar”. Adapun susunan kepanitiannya adalah sebagai berikut :


A.Panitia pengarah

Ketua : Ir. Siswanto
Anggota : Saifurrahman


B.Panitia pelaksana

Ketua : A. Mustofa
Wakil Ketua : Mas’ud
Sekretaris : Mukadi
Wakil Sekretaris : Turmuji
Bendahara : Ahmad Khoiril Anwar
Wakil Bendahara : Yulianto

Seksi Pengajian
Ketua : Fatchul Chori Fatah
Anggota : Ali Hamdi, Hadiyatullah, Rahmatullah, Lad Damus, Tanto

Seksi zakat dan ‘Idul Fithry
Ketua : Endang Kurniawan
Anggota : Sundakir, Ahmad Said, Nofrizal, Yoga, Bimansyah

Seksi Dana dan Perlengkapan
Ketua : Heru Santosa
Anggota : Teguh, Edi, Yuli, Mustafa, Partono

Seksi konsumsi
Ketua : Mikyal Suyuti
Anggota : Murtianingsih, Durotunnashihah, Winarni, Siti Qomariah

Seksi Lomba dan Hiburan
Ketua : Arbain Nawawi
Anggota : Nurkholis, Syamsul Maarif, Alimin

Seksi Acara dan Humas
Ketua : Abdul Muthalib
Anggota : Ismail Syah, Alim Basri, Fauzi


AKTIVITAS

Panitia bekerja secara team dalam melaksanakan tugas yang dibebankan kepada mereka. Diharapkan mereka memiliki teamwork yang baik, sehingga dapat menyelesaikan tugas dengan memuaskan. Beberapa aktivitas yang dilakukan panitia antara lain adalah:
a.Menyelenggarakan rapat (meeting).
b.Menyusun proposal.
c.Menyusun Time Schedule kegiatan dan acara.
d.Mencari dana.
e.Menghubungi pihak-pihak yang terkait dalam pelaksanaan acara.
f.Melaksanakan dan mengatur jalannya acara.
g.Membuat dokumentasi.
h.Melaporkan pelaksanaan kegiatan.


TATA KERJA

Tugas masing-masing unsur panitia diatur dalam tata kerja (Job description). Adanya Job description yang tertulis untuk masing-masing unsur panitia akan sangat membantu. Dapat dihindari terjadinya anggota panitia yang tidak tahu apa yang harus dia kerjakan maupun adanya kerja yang tumpang tindih (over lapping). Sehingga anggota panitia dapat bekerja sesuai dengan beban tanggungjawabnya masing-masing.

Berikut ini adalah contoh Job Description Panitia Pelaksana Kegiatan Ramadlan Ramadlan.

JOB DESCRIPTION
PANITIA PELAKSANA (OC) RAMADLAN MASJID “AL KAUTSAR”, MADANI
TAHUN 1432 H

1.Ketua

Pengemban amanah kepanitiaan Ramadlan 1432 H. Bertanggung jawab atas terlaksananya seluruh amanah kepanitiaan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan antara lain:

a.Memimpin dan mewakili panitia dalam kegiatan internal dan eksternal kepanitiaan.

b.Menyelenggarakan dan memimpin rapat umum panitia.

c.Mengkoordinir, memotivisir, dan membimbing seluruh kegiatan seksi dan staff dalam melaksanakan amanah kepanitiaan.

d.Mempertanggungjawabkan amanah kepanitiaan Ramadlan 1432 H kepada Pengurus Remaja Masjid “Al Kautsar”.

e.Melakukan konsultasi dan koordinasi dengan Panitia Pengarah (SC), Ta’mir Masjid dan Pengurus Remaja Masjid “Al Kautsar”.


2.Wakil Ketua

Pembantu Ketua dalam pelaksanaan kepanitiaan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan antara lain :

A.Membantu Ketua dalam melaksanakan tugasnya dalam kegiatan-kegiatan kepanitiaan.

B.Menggantikan Ketua berdasarkan atas asas pendelegasian.


3.Sekretaris

Pembantu Ketua yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan kesekretariatan dan administrasi. Melaksanakan kegiatan-kegiatan kepanitiaan antara lain :

A.Mengatur dan mengelola surat menyurat kepanitiaan.

B.Membuat draft surat keluar untuk ditandangani Ketua.

C.Mengkoordinir seluruh kegiatan administrasi kepanitiaan.

D.Memberikan laporan kesekretariatan kepada Ketua.

E.Menjadi sekretaris/notulis dalam rapat kepanitiaan.


4.Wakil Sekretaris

Pembantu Sekretaris dalam pelaksanaan kepanitiaan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan antara lain :

A.Membantu Sekretaris melaksanakan tugasnya dalam kegiatan-kegiatan kepanitiaan.

B.Menggantikan Sekretaris berdasarkan atas asas pendelegasian.


5.Bendahara

Pembantu Ketua yang bertanggung jawab dalam pelaksanaaan pengelolaan keuangan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan organisasi antara lain :

A.Mengelola keuangan kepanitiaan.

B.Memberikan laporan keuangan kepanitiaan kepada Ketua.


6.Wakil Bendahara

Pembantu Bendahara dalam pelaksanaan pengelolaan keuangan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan antara lain :

A.Membantu Bendahara melaksanakan tugasnya dalam kegiatan-kegiatan kepanitiaan.

B.Menggantikan Bendahara berdasarkan atas asas pendelegasian.


7.Seksi Pengajian

Pembantu Ketua yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan pengajian Ramadlan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan kepanitiaan antara lain :

A.Menghubungi dan menjemput pembicara / penceramah.

B.Mengatur penyelenggaraan acara shalat Tarawih.

C.Menyusun daftar pembicara / penceramah, imam, muadzin dan cadangannya.

D.Menyelenggarakan acara ceramah buka puasa, ceramah Tarawih, ceramah Shubuh, tadarus Al Quraan, Pelatihan Kepemimpinan Remaja Masjid dan lain sebagainya.


8.Seksi Zakat dan ‘Idul Fithry

Pembantu Ketua yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan Zakat dan ‘Idul Fithry. Melaksanakan kegiatan-kegiatan kepanitiaan antara lain :

A.Mengumpulkan dan mendistribusikan zakat dari para muzaki kepada mustahiq.

B.Menghubungi dan menjemput Khatib dan Imam shalat ‘Idul Fithry.

C.Menyelenggarakan acara shalat ‘Idul Fithry.


9.Seksi Dana dan Perlengkapan

Pembantu Ketua yang bertanggung jawab dalam bidang dana dan perlengkapan pada saat pelaksanaan kegiatan panitia. Melaksanakan kegiatan-kegiatan kepanitiaan antara lain :

a.Melakukan penggalangan dana melalui Kotak Amal Ramadlan, donatur, infaq dan shadaqah ‘Idul Fithry.

b.Menyiapkan tempat dan peralatan shalat Tarawih, Pelatihan Kepemimpinan Remaja Masjid, lomba anak-anak shalih, Wisuda Santri TPA, Diskusi Panel, penerimaan zakat maupun pembagiannya, shalat ‘Idul Fithry dan lain sebagainya.


10.Seksi konsumsi

Pembantu Ketua yang bertanggung jawab dalam bidang konsumsi. Melaksanakan kegiatan-kegiatan kepanitiaan antara lain :

A.Menghubungi dan menyusun jadwal jamaah yang hendak bershadaqah buka puasa (ta’jil) di Masjid “Al Kautsar”.

B.Menyusun dan menyelenggarakan acara buka puasa bersama.

C.Mengkoordinir dan menyiapkan konsumsi dalam acara yang diselenggarakan panitia.


11.Seksi Lomba dan Hiburan

Pembantu Ketua yang bertanggung jawab dalam pelaksanaan kegiatan lomba dan hiburan. Melaksanakan kegiatan-kegiatan kepanitiaan antara lain :

A.Menyelenggarakan lomba anak-anak shalih.

B.Menyiapkan dan memberikan hadiah lomba yang diselenggarakan.

C.Mempersipkan acara hiburan dalam setiap kegiatan panitia yang menampilkan hiburan.


12.Seksi Acara dan Humas

Pembantu Ketua yang bertanggung jawab dalam penyelenggaraan acara dan informasi kegiatan panitia. Melaksanakan kegiatan-kegiatan kepanitiaan antara lain :

A.Menjadi Pengatur, Pemandu dan Pembawa Acara atau menyampaikan pengumuman dalam setiap acara yang diselenggarakan panitia.

B.Menyelenggarakan kegiatan public relation “Kegiatan Ramadlan 1432 H” melalui papan pengumuman, brosur, Buletin Da’wah dan lain sebagainya.


PERTANGGUNGJAWABAN

Secara hablumminannas, panitia bertanggungjawab kepada institusi yang membentuknya. Mereka memberikan Laporan Pertanggungjawaban Panitia pada akhir kepanitiaan. Dalam pertanggungjawaban tersebut disampaikan secara kronologis jalannya kepanitiaan, aktivitas yang diselenggarakan, perolehan dan penggunaan dana ( keuangan ), evaluasi dan saran. Format laporan panitia misalnya sebagai berikut:
a.Pendahuluan.
b.Persiapan Kegiatan.
c.Pelaksanaan Kegiatan.
d.Hasil-hasil Kegiatan.
e.Laporan Keuangan.
f.Evaluasi.
g.Saran.
h.Lampiran.
Berkas-berkas Kegiatan.
Nota-nota keuangan.
Photo-photo kegiatan.
Dan lain sebagainya.

Setelah Laporan Pertanggungjawaban Panitia diterima oleh Pengurus dan dinyatakan tidak ada masalah, maka segera dibubarkan. Pembubaran Panitia merupakan rangkaian tahap penutupan dari suatu proses kegiatan kepanitiaan. Dilakukan dalam suatu rapat pembubaran atau pertanggungjawaban, untuk meminta pertanggungjawaban masing-masing personal sesuai dengan bagian yang menjadi tanggungjawabnya. Dalam acara tersebut Pengurus mengucapkan banyak terima kasih atas bantuan yang telah diberikan Panitia dalam menyelenggarakan kegiatan. Selanjutnya dilakukan serah terima laporan dan berkas-berkas kepanitiaan dari Panitia kepada Pengurus.

  kirim ke teman |   versi cetak

Tidak ada komentar tentang artikel ini.

Formulir Komentar | Aturan >>