PENGERTIAN MANAJEMEN
Organisasi dan manajemen bagaikan tubuh dengan jiwanya. Keduanya merupakan satu kesatuan yang tidak bisa dipisahkan. Dalam usaha mencapai tujuan, organisasi yang bersifat statis harus digerakkan oleh sesuatu yang dinamis yang disebut dengan manajemen. Manajemen adalah suatu proses yang terdiri dari perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling) dengan memanfaatkan ilmu dan seni dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Manajemen sebagai aktivitas manusia sudah ada sejak lama atau dapat dikatakan bahwa semenjak suatu usaha dikerjakan oleh lebih dari satu orang kita sudah dapati suatu macam manajemen. Manajemen tersebut sifatnya sangat sederhana dan bekerja menurut tradisi. Pada awal abad ke-dua puluh F.W. Taylor dan H. Fayol mengembangkan manajemen sebagai ilmu, sehingga mereka dikenal sebagai pelopor dalam ilmu manajemen. Selanjutnya ilmu manajemen maupun penerapannya semakin berkembang sampai sekarang.
Sebagaimana organisasi, kepemimpinan, pengambilan keputusan dan hubungan antar manusia, manajemen adalah merupakan bagian dari administrasi. Administrasi terdiri dari organisasi dan manajemen, sedang organisasi adalah merupakan wadah dari pada kegiatan manajemen. Inti dari manajemen adalah kepemimpinan (leadership) dimana aktivitas pengambilan keputusan (decision making) dilakukan dengan memperhatikan hubungan antar manusia (human relation). Adapun hubungan masing-masing dapat digambarkan sebagai berikut:
PERAN MANAJEMEN DALAM MENCAPAI TUJUAN
Organisasi adalah wadah serta proses kerja sama sejumlah manusia yang terikat dalam hubungan formal dalam rangkaian hirarki untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan. Organisasi bukanlah tujuan tetapi alat untuk mencapai tujuan. Sebagai bagian dari administrasi, organisasi adalah merupakan wadah dimana kegiatan manajemen dijalankan. Karena itu tujuan dari organisasi juga merupakan tujuan manajemen.
Dalam usaha mencapai tujuan, manajemen memiliki peran agar proses pencapaian tujuan tersebut dapat berlangsung secara efektif (berdaya guna) dan efisien (berhasil guna). Dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen seperti planning, organizing, actuating, dan controlling, maka tujuan organisasi dapat diupayakan untuk dicapai dengan lebih baik. Pada organisasi Ta’mir Masjid yang besar kita dapat mengenal tingkat-tingkat (level) manajemen Pengurus yang biasa disebut dengan pimpinan tingkat atas (Top Manajemen / Higher Manager), pimpinan tingkat menengah (Middle Manajemen / Middle Manager), pimpinan tingkat bawah (Lower Manajemen / Lower Manager).
Manajemen memberi efektifitas dan efisiensi kerja bagi Pengurus dalam mencapai tujuan organisasi dengan memanfaatkan sumber daya (potensi) organisasi yang tersedia. Adapun sumber daya manajemen (manajemen resources) Ta’mir Masjid antara lain: Akhlak (morale), orang (man), mesin (machine), material (material), metode (method), uang (money), waktu (time), sasaran da’wah (market) dan lain sebagainya.
PENERAPAN PRINSIP PRINSIP MANAJEMEN
Kalau kita mengikuti definisi manajemen menurut Terry sebagaimana tersebut di depan, maka dapat diketahui bahwa prinsip-prinsip manajemen ada empat yaitu: perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), penggerakan / pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling) yang disingkat dengan kependekan POAC.
1. Planning
Planning atau perencanaan adalah proses pemikiran dan pengaturan yang matang untuk masa akan datang dengan menentukan kegiatan-kegiatannya. Agar tujuan yang telah ditentukan dapat diusahakan tercapai dengan sebaik-baiknya, maka perencanaan yang dilakukan oleh Ta’mir Masjid sebaiknya memperhatikan unsur-unsur sebagai berikut:
a. Tujuan (Objective/Goal).
b. Kebijaksanaan (Policy).
c. Prosedur (Procedure).
d. Kemajuan (Progress).
e. Anggaran (Budget).
f. Program (Program).
Hanya Allah subhanahu wa ta’ala yang tahu pasti apa yang akan terjadi di masa akan datang. Dalam perencanaan kita harus bersikap dan berfikir positif, artinya harus optimis berdasarkan suatu keyakinan bahwa dengan pertolongan-Nya, insyaallah, segala sesuatu yang telah direncanakan dapat dilaksanakan dengan baik.
2. Organizing
Organizing atau pengorganisasian merupakan pengaturan segala perangkat dan sumber daya sedemikian rupa sehingga merupakan satu kesatuan organisasi yang harmonis dan dikelola untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengorganisasian adalah merupakan langkah selanjutnya dari rencana yang telah disusun sebelumnya.
Pengorganisasian Ta’mir Masjid berorientasi pada tujuan umum organisasi yang tercantum dalam Anggaran Dasar. Diimplementasikan dalam suatu sistim organisasi lengkap dengan segala sumber dayanya, meliputi moral, manusia, material, mesin, uang, metode dan perangkat keras maupun lunaknya.
Proses pengorganisasian meliputi berbagai rangkaian kegiatan yang bermula pada orientasi atas tujuan yang direncanakan (tujuan yang akan dicapai) dan berakhir pada saat kerangka organisasi yang tercipta terlengkapi dengan prosedur dan metode kerja, kewenangan, personalia serta peralatan yang diperlukan. Proses tersebut meliputi:
a. Perumusan kerja.
b. Penetapan tugas pokok.
c. Perincian kegiatan.
d. Pengelompokan kegiatan dalam fungsi-fungsi.
e. Departementasi.
f. Penetapan otoritas organisasi.
g. Staffing (pengisian personil).
h. Fasilitating (pemberian fasilitas).
3. Actuating
Actuating atau penggerakan bermakna tindakan pengurus dan jama’ah dalam rangkaian kegiatan untuk menjalankan roda organisasi dalam rangka mencapai tujuan. Karena faktor manusia sangat dominan, maka Pengurus dituntut untuk lebih arif dalam mengatur dan menggerakkan sumber daya manusia (SDM). Saling memberi motivasi antara sesama Pengurus, Pengurus dengan jama’ah maupun antar jama’ah akan banyak manfaatnya, terutama di dalam mendorong semangat untuk berkreasi dan berinovasi dalam melaksanakan kegiatan da’wah Islam secara luas.
Pengurus sebagai penggerak utama organisasi harus mampu untuk berkomunikasi, memberikan pertimbangan dan nasehat, berfikir kreatif dan inovatif, mengambil inisiatif, meningkatkan vitalitas serta memberi stimulasi kepada jama’ah maupun sesama Pengurus. Beberapa hal yang perlu diperhatikan adalah :
a. Adanya keteladanan Pengurus dalam arti “uswatun hasanah“.
b. Hindari terjadinya konflik dalam organisasi Ta’mir Masjid, baik konflik individual maupun kelompok.
c. Menghargai perasaan orang lain, toleran dan menghormati pendapat yang berbeda.
d. Hindari terjadinya pengelompokan, persaingan antar kelompok dan usaha-usaha untuk mendominasi kegiatan organisasi Ta’mir Masjid.
e. Memberi kesempatan yang sama pada semua jama’ah untuk berpartisipasi aktiv dan bekerja sama.
f. Melaksanakan aturan main sesuai dengan konstitusi organisasi.
g. Iringi aktivitas kerja dengan berdoa, untuk mendapatkan pertolongan dan keberkahan dari Allah subhanahu wa ta’ala.
4. Controlling
Controlling atau pengawasan merupakan tindakan mengawasi, mengarahkan dan mengatur pelaksanaan kegiatan Ta’mir Masjid, agar sesuai dengan program dan tujuan yang telah ditetapkan. Karena itu perlu dilakukan tindakan-tindakan pemeriksaan, pengecekkan, inspeksi, pengendalian dan tindakan-tindakan sejenisnya. Pengawasan dilakukan untuk menghindari terjadinya penyimpangan dan penyelewengan maupun untuk perbaikan sistim organisasi.
Pengawasan dimaksudkan agar pelaksanaan kegiatan organisasi dapat berlangsung efektif dan efisien sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan. Pengawasan merupakan tindakan pemanfaatan seluruh kegiatan organisasi untuk menjaga agar pelaksanaannya sesuai dengan rencana yang telah disusun sebelumnya. Hasil-hasil pengawasan selanjutnya digunakan sebagai masukan dalam perbaikan kegiatan organisasi. Pengawasan Ta’mir Masjid dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu:
a. Pengawasan sendiri.
b. Pengawasan organisasi.
c. Pengawasan jama’ah.
Pengawasan bukan sesuatu yang baru dalam Islam, Al Quraan mengajarkan apapun tindakan amal manusia akan selalu diawasi.
وَقُلِ اعْمَلُوْا فَسَيَرَى اللّٰهُ عَمَلَكُمْ وَرَسُوْلُهٗ وَالْمُؤْمِنُوْنَ ۗ وَسَتُرَدُّوْنَ اِلٰى عٰلِمِ الْغَيْبِ وَالشَّهَادَةِ فَيُنَبِّئُكُمْ بِمَا كُنْتُمْ تَعْمَلُوْنَ ۚ
“ Dan katakanlah: “Bekerjalah kamu, maka Allah dan Rasul-Nya serta orang-orang mukmin akan melihat pekerjaanmu itu, dan kamu akan dikembalikaan kepada (Allah) Yang Mengetahui akan yang ghaib dan yang nyata, lalu diberitakan-Nya kepada kamu apa yang telah kamu kerjakan.” (QS 9: 105, At Taubah).
Selain bermakna pengawasan, controlling juga memiliki maksud pengendalian aktivitas. Dengan menggunakan Siklus PDCA (Siklus Deming, yaitu: Plan-Do-Check-Act), insyaallah, dapat dilakukan pengendalian dengan baik. PDCA juga dapat digunakan untuk memecahkan permasalahan yang sedang dihadapi maupun untuk meningkatkan mutu kerja. Adapun langkah-langkah pengendalian maupun pemecahan masalah dalam organisasi Ta’mir Masjid adalah sebagai berikut:
1. Merencanakan (Plan / P)
Merencanakan program pengendalian/pemecahan masalah yang nantinya direalisasikan dalam aktivitas Ta’mir Masjid. Dilakukan berdasarkan prioritas, sesuai dengan kebutuhan dan keinginan organisasi maupun analisa situasi dan kondisi aktual. Adapun analisa tersebut dapat dilakukan dengan:
- Menentukan masalah.
- Sebab-sebab timbulnya masalah.
- Memilih/menentukan sebab yang paling mungkin menimbulkan masalah.
- Memecahkan masalah.
2. Melaksanakan (Do /D)
Berusaha melaksanakan program/rencana yang telah dibuat dengan sebaik-baiknya. Pelaksanaan harus dilakukan sesuai dengan rencana. Karena itu rencana perlu dikomunikasikan kepada seluruh personil Pengurus yang terkait. Setelah semua orang memahami rencana yang dibuat, selanjutnya rencana tersebut diimplementasikan. Diikuti dengan dokumentasi atas kegiatan-kegiatan yang dilakukan maupun hasil-hasil yang telah dicapai agar nantinya dapat dilaporkan (misalnya: laporan bulanan, tahunan dan lain-lain) dan distandarisasikan (misalnya: panduan, petunjuk pelaksanaan, pedoman dan lain-lain).
3. Memeriksa (Check / C)
Pemeriksaan hasil kerja yang dilakukan dengan membandingkan hasil yang diperoleh dengan rencana yang telah dibuat. Tentu saja pembandingan dilakukan terutama pada hasil yang dicapai dengan sasaran atau target yang telah ditetapkan. Pemeriksaan dapat dilakukan dengan analisa statistikal berdasarkan data dan fakta yang ada dan hasilnya dapat berupa grafik atau diagram.
Hasil-hasil kegiatan yang dilaporkan perlu untuk dikaji, dibahas secara lebih mendetail kebaikan dan kekurangannya, kemudian dibuat standar-standar kegiatan sebagai petunjuk pelaksanaan di masa yang akan datang. Tentu saja di sini dituntut keterbukaan dan suasana yang kondusif bagi lahirnya ide-ide cerdas, bukan saling salah menyalahkan, tetapi kritik untuk membangun dan perbaikan terus menerus.
4. Memperbaiki (Act / A)
Mengadakan perbaikan dan peningkatan perencanaan untuk masa yang akan datang. Dengan mencegah berulangnya persoalan yang sama, melalui standarisasi kegiatan Ta’mir Masjid maupun pengaturan kegiatannya, dan memecahkan masalah yang belum terselesaikan. Jadi yang penting di sini adalah adanya perbaikan yang terus menerus (continuous improvement) dan diikuti dengan perencanaan untuk masa yang akan datang yang lebih baik dari sebelumnya.
PENUTUP
Dalam melaksanakan prinsip-prinsip manajemen, Pengurus dan anggota Ta’mir Masjid dituntut untuk memiliki kemampuan teknis, kemanusiaan dan konsepsional. Meskipun faktor utama manajemen adalah manusia, namun berorganisasi bukan hanya sekedar mengurus manusia saja tetapi juga faktor-faktor manajemen yang lain seperti material, moral, metode, pendanaan, perlengkapan, situasi medan da’wah dan lain sebagainya. Karena itu dituntut untuk memiliki keimanan, keilmuan dan keterampilan yang memadai. Mengabaikan salah satunya dapat mengakibatkan terjadinya kendala dalam berorganisasi yang baik.
Penerapan prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel dan tidak mutlak artinya penerapannya disesuaikan dengan potensi, situasi dan kondisi organisasi. Dalam penerapannya pada setiap organisasi Ta’mir Masjid tidak selalu memberikan hasil yang sama. Dengan demikian dalam pelaksanaannya, Pengurus dan anggota perlu memiliki keahlian melakukan “aransemen” dan “improvisasi” sesuai dengan permasalahan yang dihadapi.
Ilmu manajemen ditemukan dan dikembangkan oleh kebanyakan non-muslim terutama dari Barat dan Jepang yang memiliki standar nilai tersendiri, untuk itu dalam mengadopsinya dituntut kearifan dan keahlian yang handal. Ta’mir Masjid yang ingin maju harus mau dan mampu mengadopsi ilmu manajemen, tentu saja harus mengaplikasikan secara islami.
_______________________
DAFTAR PUSTAKA
Drs. EK. Imam Munawwir: “Asas Asas Kepemimpinan dalam Islam”, Usaha Nasional, Surabaya.
Drs. MH. Saragih: “Azas Azas Organisasi dan Manajemen”, Edisi 1, Tarsito, Bandung, 1982.
Drs. Jawahir Tanthowi: “Unsur-Unsur Manajemen Menurut Ajaran Al Quraan”, Cetakan Pertama, Pustaka Al Husna, Jakarta, 1983.
Drs. Sutarto: “Dasar Dasar Organisasi”, Edisi 9, Gadjah Mada University Press, Jogjakarta, 1986.
Ir. Siswanto: “Panduan Pengelolaan Himpunan Jama’ah Masjid”, Pustaka Amani, Jakarta, 2002.
Ir. Siswanto: “Panduan Praktis Organisasi Remaja Masjid”, Pustaka Al-Kautsar, Jakarta, 2005.
Richard Y. Chang and Matthew E. Niedzwiecki: “Continuous Improvement Tools”, Volume 1 & 2, Richard Chang Associates, Inc., Irvine, California, 1993.
Richard Y. Chang: “Continuous Process Improvement”, Richard Chang Associates, Inc., Irvine, California, 1994.