Program Kerja merupakan amanah organisasi yang harus dilaksanakan Pengurus Ta’mir Masjid. Mula-mula dijabarkan dalam Rapat Kerja sehingga menjadi bermacam-macam rencana kegiatan berikut anggaran-nya dalam bentuk Rencana Kerja dan Anggaran Pengelolaan (RKAP). Selanjutnya direalisasikan dalam aktivitas, baik yang dilaksanakan oleh Pengurus secara langsung maupun melalui kepanitiaan.
PENTAHAPAN
Sebagaimana diketahui, bahwa Program Kerja adalah salah satu hasil Musyawarah Jama’ah. Program Kerja bukanlah merupakan program hasil perencanaan Pengurus, akan tetapi Pengurus hanya menjabarkannya. Penjabaran ini dilakukan dalam rangka merealisasikan program-program yang telah disusun tersebut.
Ada berbagai cara dalam merealisasikan Program Kerja. Misalnya, kita ambil contoh periode kepengurusan Ta’mir Masjid adalah tiga tahun lamanya. Selama masa tiga tahun kepengurusan ini Program Kerja dijabarkan dan direalisasikan. Kita dapat membaginya dalam tiga tahap, dengan masing-masing tahapnya satu tahun. Pada setiap awal tahapan dilakukan Rapat Kerja untuk menjabarkan Program Kerja guna menyusun aktivitas satu tahun ke depan. Demikian dilakukan secara terus menerus sampai tahap terakhir.
Tentu saja di dalam merealisasikan Program Kerja pada setiap tahap perlu memperhatikan moment peristiwa dan waktu yang tepat. Misalnya, pada tahap satu tahun itu ada moment bulan Ramadlan, maka Program Kerja yang dijabarkan dan direalisasikan adalah program yang ada kaitannya dengan aktivitas Ramadlan. Demikian pula moment-moment kegiatan yang lain. Pengaturan dan perencanaan waktu yang tepat perlu diperhatikan, sehingga selama satu periode kepengurusan, insyaallah, seluruh Program Kerja dapat terealisasikan dengan baik.
KEPADATAN KEGIATAN
Organisasi Ta’mir Masjid yang baik biasanya memiliki banyak kegiatan, bervariasi dan tidak hanya sekedar melakukan kegiatan rutin. Dalam merealisasikannya memerlukan pengaturan baik waktu, biaya maupun tempat. Semakin banyak kegiatan yang akan diselenggarakan maka kerapatan waktu kegiatanya semakin padat, biaya semakin besar dan tempat yang diperlukan semakin luas. Semua itu saling memiliki keterkaitan, sehingga dalam perencanaan kegiatan perlu dipertimbangkan dengan seksama.
Untuk mengatasi kepadatan sebaiknya di dalam perencanaan perlu prioritas. Yang penting dalam penjabaran Program Kerja jangan sampai disusun berdasarkan keinginan-keinginan saja tanpa memperhatikan potensi, sumber daya dan kondisi organisasi. Sehingga tak ubahnya bagaikan daftar keinginan yang sulit untuk direalisasikan oleh Pengurus Ta’mir Masjid. Sebaiknya Program Kerja dijabarkan dengan memperhatikan keinginan, kebutuhan dan kemampuan organisasi.
Sebagaimana diketahui, semakin padat kegiatan akan semakin banyak waktu yang diperlukan, padahal Pengurus dan jama’ah selain sibuk di Masjid juga punya kesibukan lain, khususnya di rumah dan tempat kerja. Dalam aktivitasnya seseorang dipengaruhi oleh kemauan, kemampuan dan kesempatan. Semakin sibuk seseorang, maka waktunya akan semakin terbatas terhadap kegiatan tertentu. Inilah yang perlu dan harus diperhatikan.
Kegiatan Ta’mir Masjid terprogram dalam pembidangan kerja dan setiap pengurus bidang bermaksud untuk merealisasikan amanah yang dibebankan kepadanya. Sedangkan sasaran da’wah relatif tetap, yaitu jama’ah. Misalkan ada enam bidang dalam kepengurusan tersebut dan masing-masing pengurus ingin melakukan aktivitas, paling tidak dijumpai enam kali aktivitas dalam satu bulan. Belum lagi bila diantara kegiatan tersebut ada yang tidak bisa selesai dalam sehari. Demikian pula adanya kegiatan rutin, seperti pengajian bulanan atau mingguan, akan semakin meningkatkan frekuensi. Tentu akan semakin padat kegiatan dalam satu bulannya. Jama’ah akan semakin sering mengikuti kegiatan demikian pula Pengurus juga sering melaksanakan kegiatan.
Kondisi seperti ini bisa membuat jenuh jama’ah disamping itu juga akan menimbulkan image yang buruk bagi Pengurus dan jama’ah bahwa menjadi Pengurus Ta’mir Masjid itu berat karena sangat sibuk sekali sehingga kurang bisa mengatur waktu untuk kegiatan lainnya. Pada gilirannya dapat menyebabkan kemunduran organisasi, yang biasanya ditandai dengan sedikitnya partisipasi jama’ah dalam kegiatan yang diselenggarakan.
Karena itu dalam menyusun program perlu diperhatikan kepadatannya. Sehingga program kerja yang direalisasikan tidak terlalu banyak juga tidak terlalu sedikit namun bisa menyahuti kebutuhan dan keinginan jama’ah. Juga dalam pelaksanaannya harus dilakukan koordinasi antar bidang dengan baik, misalnya dengan Rapat Kerja tiap satu tahun sekali dengan menghadirkan Time Schedule kegiatan yang direncanakan sedemikian rupa, tidak terlalu padat dan tidak terlalu longgar.
PERENCANAAN WAKTU
Dalam setiap aktivitas perlu disusun perencanaan waktu (Time Schedule). Hubungan antara aktivitas dan waktu dapat diwujudkan dalam matrik atau kolom yang menunjukkan kapan suatu aktivitas akan dilaksanakan dan siapa yang bertanggungjawab maupun keterangan lainnya.
Perencanaan waktu dapat dalam jam, tanggal, bulan ataupun tahun tergantung dari jenis kegiatan yang akan diselenggarakan. Semuanya ini menggambarkan secara kronologis aktivitas yang akan dilaksanakan, sejak awal hingga akhirnya.
Semakin kompleks kegiatan yang diselenggarakan, Time Schedule yang diperlukan juga semakin terperinci. Hal ini menunjukkan bahwa perencanaan waktu menunjang kesuksesan dalam pelaksanaan suatu aktivitas yang diselenggarakan oleh Pengurus Ta’mir Masjid. Berikut ini contoh Time Schedule sederhana untuk penyelenggaraan Pelatihan Kepemimpinan Masjid:
KEPANITIAAN
Untuk merealisasikan Program Kerja kadang pengurus perlu membentuk Panitia. Misalnya saja kegiatan Ramadlan. Yang membentuk Panitia Ramadlan adalah Ketua Bidang Pembinaan Jama’ah bukan Ketua Umum lagi karena kekuasaannya dalam kepengurusan telah didelegasikan. Panitia Ramadlan terdiri dari Panitia Pengarah (Steering Committee) dan panitia pelaksana (Organizing Committee). Personil Pengurus Bidang Pembinaan Jama’ah bisa menempatkan diri sebagai Steering Committee untuk memantau dan mengarahkan kepanitiaan, sedang untuk Organizing Committee dapat diserahkan kepada Pengurus Remaja Masjid dan anggotanya. Hal ini dimaksudkan untuk meringankan beban kerja Pengurus Ta’mir Masjid sekaligus memberi kesempatan pada generasi muda muslim untuk berpartisipasi dalam pengelolaan da’wah islamiyah di lingkungan Masjid secara nyata.
Panitia memerlukan seksi-seksi yang sesuai dengan kebutuhan kegiatan Ramadlan yang akan diselenggarakan. Karena itu perlu dibentuk Panitia dengan struktur kepanitiaan yang lengkap. Sebagai contoh, misalnya susunan organisasi Panitia Ramadlan tersebut adalah sebagai berikut:
Steering Committee (Panitia Pengarah)
Ketua : ________________
Anggota : ________________
________________
Organizing Committee (Panitia Pelaksana)
Ketua : ________________
Wakil Ketua : ________________
Sekretaris : ________________
Wakil Sekretaris : ________________
Bendahara : ________________
Wakil Bendahara : ________________
Seksi Pengajian
Ketua : ________________
Anggota : ________________
________________
Seksi Humas dan Perlombaan
Ketua : ________________
Anggota : ________________
________________
Seksi Zakat dan Idhul Fithri
Ketua : ________________
Anggota : ________________
________________
Seksi Dana dan Perlengkapan
Ketua : ________________
Anggota : ________________
________________
Seksi Konsumsi
Ketua : ________________
Anggota : ________________
________________
Setelah kepanitiaan terbentuk, maka pelaksanaannya diserahkan kepada Panitia Pelaksana, Bidang Pembinaan Jama’ah mengadakan pemantauan terutama lewat perannya sebagai Steering Committee. Seluruh Panitia perlu memiliki Job Description yang memberi arah kerja masing-masing. Supaya tidak terjadi tumpang tindih aktivitas maupun ketidaktahuan kerja yang seharusnya mereka lakukan.
Panitia membuat Proposal yang memberi arah kegiatan Ramadlan. Proposal juga akan bermanfaat dalam penggalian dana. Adapun isi proposal secara umum meliputi: nama kegiatan, latar belakang, tujuan, target, tema, waktu, tempat, acara, organisasi dan biaya. Proposal yang baik adalah yang disusun secara sistimatis, jelas, realistis dan mampu menarik partisipasi jama’ah untuk mengikuti kegiatan yang akan diselenggarakan. Tidak kalah penting, adanya perencanaan waktu yang tepat dalam Time Schedule kepanitiaan, yang bermanfaat dalam melaksanakan kegiatan secara kronologis.
MUSYAWARAH
Setiap kegiatan Pengurus Ta’mir Masjid dalam rangka melaksanakan Program Kerja perlu direncanakan, dikoordinasikan dan dipantau agar amanah yang diemban dapat terselesaikan dengan baik. Untuk melakukan pengaturan dengan baik perlu diadakan musyawarah yang disebut rapat, meliputi :
a. Rapat Kerja. Yaitu musyawarah seluruh Pengurus untuk mengevaluasi dan merencanakan kegiatan dalam suatu tahapan. Dilakukan setahun sekali.
b. Rapat Umum. Yaitu musyawarah seluruh pengurus untuk mengkoordinasikan aktivitas yang telah direncanakan dan masalah-masalah organisasi lainnya. Dilakukan minimal tiga bulan sekali.
c. Rapat Bidang. Yaitu musyawarah pengurus bidang tertentu yang dilakukan untuk mengkoordinasikan aktivitas bidang tersebut. Dilakukan minimal tiap satu bulan sekali.
d. Rapat Panitia. Yaitu musyawarah yang dilaksanakan oleh suatu kepanitiaan tertentu. Dilaksanakan sesuai kebutuhan.
Dalam setiap rapat yang diselenggarakan perlu disusun Agenda Acara, dicatat dan didistribusikan hasil rapat dalam Minutes of Meeting serta ditindaklanjuti hasil-hasil keputusan tersebut dalam aktivitas kepengurusan Ta’mir Masjid. Tidak kalah pentingnya dalam rapat-rapat yang diselenggarakan perlu dimintakan Laporan Kegiatan terhadap pengurus yang bertanggungjawab, baik itu Pengurus Bidang, Sekretaris, Bendahara maupun Panitia. Semuanya ini dilakukan agar dapat diketahui sampai sejauh mana amanah organisasi yang tertuang dalam Program Kerja telah dilaksanakan.
PENDANAAN
Kegiatan Ta’mir Masjid memerlukan dana yang diperlukan untuk membiayai kegiatan administrasi, pengajian, transportasi, fotocopy, kepanitiaan, pengadaan barang, inventarisasi dan kegiatan-kegiatan lainnya. Kurang baiknya pendanaan dapat menyebabkan terhambatnya kegiatan-kegiatan yang telah diprogramkan. Oleh karena itu masalah ini perlu ditangani secara serius.
Pendanaan dapat diperoleh secara halal dan tidak mengikat. Halal baik cara memperoleh maupun jenisnya menurut syari’at Islam. Tidak mengikat maksudnya, dana yang diperoleh tidak membatasi aktivitas organisasi di dalam mencapai tujuannya. Beberapa kegiatan penggalian dana dapat dilakukan, misalnya melalui iuran jama’ah, donatur tetap, mengadakan aktivitas di bidang jasa maupun ekonomi dan lain sebagainya.
Penggalian dana lewat iuran jama’ah bisa dilakukan secara periodik, misalnya sebulan sekali atau setahun sekali. Memang pada pelaksanaannya seringkali tidak mudah, karena Mengadakan donatur tetap dari jama’ah sendiri yang besarnya tidak ditentukan akan lebih efektif. Jama’ah secara suka rela tiap bulan menyisihkan sebagian hartanya untuk infaq, shadaqah maupun zakat. Ditugaskan seorang petugas penarik dana dan diikuti dengan laporan keuangan Ta’mir Masjid melalui lembar informasi. Pengumpulan dan pengelolaan dana dilakukan secara transparan.
Selain donatur tetap bisa juga dibuat donatur tidak tetap / insidental yang diminta pada kegiatan-kegiatan tertentu, atau melalui kegiatan infaq, misalnya infaq Ramadlan, Tabligh Akbar, sumbangan khusus dan lain sebagainya.
Untuk kegiatan di bidang jasa dan ekonomi, dapat dilakukan misalnya jasa pembayaran listrik, air minum, telephone, toko pengadaan barang-barang keperluan Selain hal tersebut di atas, bisa juga mengupayakan dana lewat lembaga-lembaga donor. Dilakukan dengan mengirimkan surat permohonan dana yang dilengkapi proposal, rencana kegiatan dan anggaran. Bilamana perlu dilengkapi dengan profil kelembagaan secara jelas.
Sebagaimana kita ketahui sebenarnya dana umat Islam ini cukup banyak, bahkan boleh dikatakan sangat besar jumlahnya. Islam mengajarkan para pemeluknya untuk berinfaq, bershadaqah dan berzakat. Hal Ini merupakan potensi besar dalam pendanaan Ta’mir Masjid. Diperlukan manajemen penggalian dana yang baik dan keharusan menjaga rasa kepercayaan (amanah) umat terhadap pengelolaan dana tersebut.
______________________________
DAFTAR PUSTAKA
Amidan dan Usep Fathudin: “Pedoman Pembinaan Masjid”, Ditjen Bimas Islam dan Urusan Haji-Depag, Jakarta, 1980.
Catharine G.J. Mark J.D.: “Setting The Dorection: Manajemen By Planning”, The Conference Board of Canada, 1993.
Drs. EK. Imam Munawwir: “Asas Asas Kepemimpinan dalam Islam”, Usaha Nasional, Surabaya.
Drs. Sidi Gazalba: “Masjid Sebagai Pusat Ibadah dan Kebudayaan”, Edisi 1, Bulan Bintang, Jakarta, 1989.
Drs. Ahmad Yani: “Panduan Memakmurkan Masjid”, DEA Press-Khairu Ummah, Jakarta, 1998.
Drs. Moh. E. Ayub, dkk.: “Manajemen Masjid”, Cetakan Keempat, Gema Insani Press, Jakarta, 2001.
GOAL/QPC Research Committee: “Hoshin Planning: A Planning System for Implementing TQM”, GOAL/QPC, Methuen, MA, 1989.
Ir. Siswanto: “Panduan Pengelolaan Himpunan Jama’ah Masjid”, Pustaka Amani, Jakarta, 2002.
Ir. Siswanto: “Panduan Praktis Organisasi Remaja Masjid”, Pustaka Al-Kautsar, Jakarta, 2005.